Bedrijfsuitje organiseren? Dan kan dit soms best een uitdaging zijn. Want: wat ga je organiseren? Via Doe-Eindhoven zijn er genoeg mogelijkheden te vinden, maar hoe pak je dit aan? Waar begin je mee en hoe zorg je ervoor dat het een absolute topdag gaat worden? Met deze tips voor een bedrijfsuitje organiseren - zowel voor buitenactiviteiten als een online bedrijfsuitje - maken wij het je in ieder geval een stukje makkelijker.
Bij een bedrijfsuitje organiseren komt een hoop kijken. Daarom zetten wij de 10 stappen op een rij. Zo zie je niets over het hoofd voor jullie bedrijfsuitje binnenactiviteit, online bedrijfsuitje of leuke bedrijfsuitjes die je buiten kunt doen.
Ga je een bedrijfsuitje organiseren, bepaal dan eerst wie er allemaal meegaan. Nodig je bijvoorbeeld ook de partners uit en mogen eventuele kinderen mee? Dit is de belangrijkste eerste stap, want zo kun je hier rekening mee houden bij het plannen van de datum en het budget.
Nog even over de partners: bij sommige bedrijven gaan de partners altijd mee, maar bij andere bedrijven nooit. Is het doel van jullie bedrijfsuitje vooral contacten leggen en gezelligheid stimuleren, dan is het een goed idee om de partners uit te nodigen. Maar wil je juist een aantal nieuwe teams of vestigingen samen een leuke dag laten beleven, dan raden wij aan om geen partners uit te nodigen.
Bij een bedrijfsuitje organiseren is een geschikte datum cruciaal. Overleg daarom of jullie bedrijfsuitje op een werkdag of in het weekend gaat plaatsvinden. Op een werkdag zullen de meeste collega’s uiteraard kunnen. Plan je een datum in het weekend, dan wordt het vaak lastiger. Zeker als ook de partners en eventuele kinderen meegaan.
Wil je zeker weten dat iedereen kan? Dan biedt een online planner zoals Datumprikker.nl, Afspreken.nl of Doodle.com uitkomst. Is de groep voor een van jullie leuke bedrijfsuitjes te groot om iedereen inspraak te laten hebben op de datum, prik dan een datum op een wat langere termijn. De kans dat de meesten kunnen in een rustige periode is groter dan in drukke tijden. Plan daarom bijvoorbeeld niet in de schoolvakanties of rond de feestdagen, dan zijn veel mensen vaak druk.
Vaak geldt voor een bedrijfsuitje organiseren: hoe origineler, hoe duurder. Want natuurlijk wil je een bijzonder bedrijfsuitje binnen het gestelde budget. Daarom is het goed om te weten wat het budget precies is en houd hierbij rekening dat er nog BTW wordt berekend. En is het vastgestelde bedrag voor de gehele groep of is er juist een fixed price per persoon? Beide systemen hebben zowel voor- als nadelen. Vaak is er een bijdrage vanuit de directie, maar soms ook niet. En gaan de partners mee? Check dan of zij zijn inbegrepen bij het budget.
Houd er daarnaast bij je bedrijfsuitje organiseren rekening mee dat je budget moet reserveren voor het eten en drinken en eventueel vervoer. Kinderen krijgen vaak korting op activiteiten, maaltijden en entreekaarten.
Het maakt veel verschil of je een bedrijfsuitje organiseren moet voor een kleine of grote groep, verschillende leeftijden of juist een gevarieerd gezelschap. Wil je het iedereen naar de zin maken, dan kun je de groep ook opdelen in kleine groepen. Zo kan iedereen een activiteit doen die hij of zij leuk vindt.
Leg jouw selectie van activiteiten dan eerst voor aan je collega’s en laat ze eventueel stemmen. Dit kan zijn: een sportief uitje zoals een stepspeurtocht of tandemspeurtocht of juist een cultureel bedrijfsuitje zoals een rondleiding Strijp-S - Sherlock Citygame. Wil je nog meer opties, bekijk dan ook de mogelijkheden voor een van de escape rooms. Wil je de daadwerkelijke activiteiten nog geheim houden, dan kun je de activiteiten een cryptische omschrijving geven zoals “outdoor activiteit met ontspanning” of iets dergelijks.
Daarnaast zijn er genoeg mogelijkheden om jullie bedrijfsuitje gezamenlijk af te sluiten. Een 3-gangendiner is bijvoorbeeld een leuke en informele manier om van het eten te genieten en nog even na te praten over de activiteiten van die dag. Zorg er dan wel voor dat je eerst de dieetwensen en eventuele allergieën inventariseert zodat iedereen mee kan eten.
Bij een bedrijfsuitje organiseren hoort ook het vervoer regelen. De locatie waar jullie uitje plaatsvindt (dit geldt uiteraard niet voor een online bedrijfsuitje) bepaalt voor een gedeelte of jij het vervoer moet regelen of niet. Kies je voor een uitje wat verder weg, dan moet je wel vervoer regelen. Maar is het uitje dichterbij - de uitjes van Doe-Eindhoven vinden bijvoorbeeld allemaal plaats in de binnenstad van Eindhoven - dan hoeft het wellicht niet.
Heeft jullie bedrijfsuitje geen vaste eindtijd en wordt er ‘s avonds misschien nog “nagetafeld”, dan hoef je geen centraal vervoer te regelen. Anders moeten mensen eerder of later weg dan ze eigenlijk zouden willen. Heb je wel vervoer nodig? Informeer dan eens naar een bus van een amateurvoetbalvereniging in de buurt. Deze wordt vaak voor een goede prijs verhuurd.
Is alle organisatie rond? Dus de datum is bekend, je weet wie ermee gaan en het programma is vastgesteld op basis van het beschikbare budget en de wensen van de deelnemers? Dan is het tijd om de uitnodigingen te versturen.
Je wil natuurlijk dat al je collega’s enthousiast worden van een origineel bedrijfsuitje, dus maak er wat leuks van. Maak bijvoorbeeld een mooie uitnodiging in Word of Photoshop en print deze uit op mooi papier. Verpak hierin een leuke boodschap zodat iedereen zin krijgt in het uitje. En vergeet niet alle cruciale informatie te vermelden zoals:
- Datum
- Locatie
- Begin- en eindtijd
- (Eventueel) opstaptijd vervoer
- (Eventueel) dresscode
Houd in een Excelsheet bij wie er meegaat. Wil je late afzeggingen voorkomen, geef dan ook aan in de uitnodiging dat je een bepaald bedrag bij de deelnemer in rekening brengt als er binnen een bepaalde periode zonder goede reden wordt afgezegd.
Een paar dagen van tevoren nemen wij graag nogmaals het programma van jullie bedrijfsuitje met je door. Zijn er nog punten waar wij op moeten letten? Zijn er nog vragen van jullie kant? Dan kan dit nu nog geregeld worden.
Je hebt al een mooie uitnodiging verstuurd, maar het kan altijd zijn dat sommige collega’s het toch zijn vergeten om het bedrijfsuitje in hun agenda te zetten. Daarom raden wij aan om één dag van te voren nog een e-mail te sturen waarin je alle belangrijke informatie nogmaals vermeldt.
Yes, de dag is aangebroken. Je mocht het bedrijfsuitje organiseren en nu is het daadwerkelijk zover! Zorg ervoor dat je zelf ruim op tijd aanwezig bent zodat je iedereen kan ontvangen. En regel dat jij of iemand anders wat leuke filmpjes of foto’s maakt die jullie later terug kunnen kijken.
Niet echt een “stap” in het stappenplan, maar wel handig om rekening mee te houden: bij het organiseren van leuke bedrijfsuitjes is binnen de fiscale regels namelijk de WKR (Werkkostenregeling) van belang. Personeelsactiviteiten die bij jullie op het bedrijf zelf worden georganiseerd, worden namelijk niet als bedrijfsuitje gezien. Ze tellen dus niet mee als beloning voor de werkkostenregeling.
Heeft jullie bedrijf een kantine, bedrijfshal, bedrijfsterrein of flinke kantoorruimte, dan behoort dit wel tot de mogelijkheden. Wij hebben diverse activiteiten die we ook op locatie kunnen verzorgen, zowel een bedrijfsuitje binnenactiviteit als buiten. Denk bij een binnenactiviteit op locatie bijvoorbeeld aan het spel Ik hou van Holland of De Grote Spelshow.
1. Combineer jullie bedrijfsuitje met een vergadering inclusief lunch en/of diner. Catering en zaalhuur bedragen meestal 50% van de totale som. Zo heb je al een eerste besparing te pakken.
2. WKR onbelast zijn bedrijfsuitjes die volledig op de werkplek plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan een Pubquiz die je op kantoor kan organiseren inclusief een lekkere borrel.
3. Uitjes die als teamtraining kunnen worden bezien, vallen buiten de WKR. Verbetering van kennis en vaardigheden voor het werk zijn van belang alsmede dat training onder werktijd plaatsvindt. Denk aan zaken zoals teamrollen en coaching.
4. Laat jullie bedrijfsuitje met een ander component uit de WKR combineren, bijvoorbeeld het kerstpakket. In plaats van een kerstpakket kun je namelijk ook een uitje aanbieden aan het einde van het jaar.
5. Richt een personeelsvereniging op en laat hierin zowel het bedrijf als medewerkers een gelijk aandeel storten. De bijdrage door de werkgever aan de personeelsvereniging behoort tot het loon en is belast. De kosten van uitjes die betaald worden uit de verenigingskas, vallen buiten de WKR.
Wil je hier meer over weten, neem dan contact met ons op. Wij geven je graag alle benodigde informatie.
Een bedrijfsuitje organiseren is zeer gemakkelijk bij Doe-Eindhoven! Wil je zelf het programma samenstellen met losse activiteiten? Gebruikmaken van een arrangement of dat wij een offerte op maat voor je opstellen? Alles is mogelijk. Graag geven we je nog een paar tips voor bijzondere bedrijfsuitjes.
Wat dacht je bijvoorbeeld van de Escape Dinner Game? Dit is een combinatie van heerlijk eten en een zenuwslopend groepsspel. Jullie genieten van een uniek driegangendiner en als het eten zakt, moeten jullie cryptische aanwijzingen opvolgen en intrigerende puzzels oplossen. De tijd tikt door terwijl jullie de uiteindelijke eindcode moeten weten te ontrafelen.
Zoek je een combinatie van sportiviteit en een spannende activiteit? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van het arrangement Stepspeurtocht - Moorddiner. Eerst verkennen jullie in verschillende teams per step het mooie Eindhoven. Maar hoe weet je de route? Door de vragen op de kaart die jullie meekrijgen juist te beantwoorden! Op die manier worden jullie beloond met de prachtigste plekjes van de “City of Light”. Bovendien staat er voor het team met de meeste juiste antwoorden een mooie verrassing klaar.
Daarna is het tijd voor het Moorddiner. Tijdens een smaakvol driegangendiner kruipen jullie in een bepaalde rol met bijpassende attributen en de benodigde informatie over je rol. Wie lost de moord op? Overigens is het ook mogelijk het spel los van het diner te spelen, zodat jullie met volle aandacht kunnen genieten van het diner.
Andere mogelijkheden voor een bedrijfsuitje organiseren zijn onder andere de 80's, 90’s en 00's Quiz, The Phone, Sherlock Citygame en arrangementen zoals Wandelspeurtocht - Minute to Win it! Dinner Game, Step-kroegentocht - Diner - De Grote Spelshow en Solex rijden - Lunch - Escape City. Uiteraard is het mogelijk deze activiteiten los te boeken of juist in een andere combinatie. Bij Doe-Eindhoven voorzien wij je graag van advies.
De meest bijzondere bedrijfsuitjes zijn die waar je gezellig de hele dag met zijn allen bent of juist een sfeervol avondprogramma voor de boeg hebt. Zo is een leuk dagarrangement bijvoorbeeld Rondleiding Strijp-S - Sherlock Citygame. Eerst krijgen jullie anderhalf uur een rondleiding door de wijk Strijp-S in het Eindhovense stadsdeel Strijp. Dit is het voormalige bedrijventerrein van Philips en bovendien historisch erfgoed. Veel creatieve ondernemers hebben zich nu gevestigd in de monumentale gebouwen en er is een grote kans dat jullie binnen mogen kijken in de gebouwen zoals het Klokgebouw, het Glasgebouw en de Hoge Rug.
Daarna is het tijd voor de Sherlock Citygame. Jullie verdelen je in verschillende teams en vertrekken met een plattegrond en GPS tablet naar de binnenstad van Eindhoven. Als een ware Sherlock combineer je logica en inlevingsvermogen met veldwerk om de voorafgaande gebeurtenissen te reconstrueren en zo het moordmysterie op te lossen. Speur door de stad naar aanwijzingen over het moordwapen. Win het vertrouwen van getuigen, want die hebben vaak waardevolle informatie over het uiterlijk van de dader. En, last but not least, leg je al je ingevingen direct vast op de gevoelige plaat – of je loopt het risico dat een andere detective met de eer gaat strijken. Ben je erachter waar de moord is gepleegd? Even een fotootje! Weet je ook hoe? Foto!
Vergeet misdaadromans, CSI en Cluedo. In deze meeslepende Sherlock-citygame steek je de handen uit de mouwen. Een eersteklas breinbreker die van elk soort uitje een avontuur maakt!
Ga je een bedrijfsuitje organiseren en zoek je alleen een of meerdere activiteiten voor in de avond? Bekijk dan onze avondarrangementen zoals VR Escape Dinner: Casa de Papel, Party & Co - 80's, 90’s en 00's Quiz of Escape room - Uurtje borrelen.
Enthousiast geworden over een bedrijfsuitje organiseren met behulp van Doe-Eindhoven? Neem dan snel contact met ons op en binnen 24 uur ontvang je een uitgewerkte offerte op maat.
Familie-uitjes
Teamuitjes
Bedrijfsuitjes
Vrijgezellenuitjes
Vrienden uitjes
